Вопрос: Положением организации установлена выплата суточных работникам, находящимся в командировке более 8 часов, но менее 24 часов. Подскажите правомерность таких выплат? Являются ли они суточными? Облагаются данные выплаты НДФЛ и страховыми взносами? В организации установлен разъездной характер работы.

Краткий ответ: Минтруд указал, что если сотрудник регулярно выполняет обязанности за пределами организации, то его работа носит разъездной характер. Однодневная поездка в этом случае командировкой не является. Расходы сотрудника нужно возмещать как связанные со служебными поездками.

Согласно ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер работодатель возмещает, кроме прочего, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие) в порядке и размерах установленных ЛНА организации.

Суточные, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ сотруднику организации, работа которого имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации в случае их документального подтверждения. В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке (Письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247).

Обоснование:

Статья  168.1 ТК РФ предоставляет право работодателю устанавливать перечень работ, профессий, должностей лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Минтруд в Письме от 02.09.2020 N 14-2/ООГ-14185 указал на то, что общие сведения о содержании таких работ обозначены, например, в Положении о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве  (далее — Положение), действующем в настоящее время, по мнению Минтруда, в соответствии со ст. 423 ТК РФ ( Согласно ст. 423 ТК РФ впредь до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории РФ, в соответствие с ТК РФ законы и иные правовые акты РФ, а также законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего СССР, действующие на территории РФ в пределах и порядке, которые предусмотрены Конституцией РФ, Постановлением Верховного Совета РСФСР от 12.12.1991 N 2014-1 «О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств», применяются постольку, поскольку они не противоречат ТК РФ. При этом Положение считается утратившим силу на основании Приказа Минтруда России от 29.12.2016 N 848. Тем не менее, как видно, ведомство считает возможным пользоваться им, по крайней мере в части терминологии).

По мнению Минтруда, под определение «разъездной характер работ» подпадает трудовая функция работника, при которой он постоянно выполняет должностные обязанности за пределами своей организации. При этом работник может ежедневно после работы возвращаться домой.

В таких условиях трудятся, например, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей). Служебные поездки этих работников не считаются командировкой, а являются условиями, в которых осуществляется выполнение трудовой функции.

Таким образом, с учетом содержания ст. 168.1 ТК РФ разъездная работа должна отражать трудовую функцию работника, определенную трудовым договором.

Минтруд заключил: если работники постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков, то данные поездки служебными командировками не являются. Работникам в таких случаях возмещаются расходы, связанные со служебными поездками, в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ  как сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Работодателю следует определить размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работника. Их можно предусмотреть в локальном нормативном акте, коллективном договоре, соглашении, трудовом договоре (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Согласно ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ к указанным расходам относятся:

— расходы на проезд;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом суточные, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ сотруднику организации, работа которого имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации в случае их документального подтверждения.

В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке (Письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247).

Подборка:

  1. ст. 168.1, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.04.2021) {КонсультантПлюс}
  2. ст. 423, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.04.2021) {КонсультантПлюс}
  3. Вопрос: О выплате суточных при периодических поездках работника по направлению работодателя в однодневные командировки по России. (Письмо Минтруда России от 02.09.2020 N 14-2/ООГ-14185) {КонсультантПлюс}
  4. Вопрос: О страховых взносах и НДФЛ при выплате суточных и компенсации расходов, связанных со служебными поездками работников с разъездным характером работы. (Письма Минфина России от 23.03.2021 N 03-04-06/20746, от 24.02.2021 N 03-04-06/12696) {КонсультантПлюс}
  5. Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки {КонсультантПлюс}
  6. Вопрос: Выплачиваются ли работнику суточные при направлении в командировку, если ее длительность не превышает одного дня? (Консультация эксперта, 2010) {КонсультантПлюс}
  7. Статья: Комментарий к Письму Минфина России от 08.12.2020 N 03-04-06/107247 (Липина М.А.) («Строительство: акты и комментарии для бухгалтера», 2021, N 1) {КонсультантПлюс}
  8. Статья: Комментарий к Письму Министерства финансов РФ от 24.02.2021 N 03-04-06/12696 <Об НДФЛ и страховых взносах с выплат сотрудникам с разъездным характером работы> (Чимидова Е.) («Нормативные акты для бухгалтера», 2021, N 7) {КонсультантПлюс}
  9. Вопрос: Каков порядок обложения НДФЛ и страховыми взносами стоимости проездного билета для работника? (Консультация эксперта, ФНС России, 2021) {КонсультантПлюс}