Вопрос: В каких случаях организация может не оформлять путевой лист и  какие штрафы за не оформление путевого листа?

Краткий ответ: Организация должна оформлять путевой лист директору, если он управляет личным или служебным автомобилем в служебных целях и перевозит на нем грузы и (или) других лиц, кроме себя (например, своих работников, третьих лиц). В том случае, если директор организации управляет личным или служебным автомобилем в служебных целях, но едет один, путевой лист можно не оформлять, но путевой лист нужен чтобы подтвердить расходы на ГСМ. За управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе путевого листа, применяется п. 2 ст. 12.3 КоАП РФ, за нарушение которой предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа в размере пятисот рублей.

Обоснование: Без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещается осуществление перевозок только пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями (ч. 2 ст. 6 Закона N 259-ФЗ).

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка). Исходя из этого путевой лист нужно оформлять при любом использовании транспортного средства независимо от вида и особенностей перевозки.

Данная норма противоречит положению ч. 2 ст. 6 Закона N 259-ФЗ, однако официальных разъяснений по данному вопросу нет.

Для перевозчиков грузов, багажа и пассажиров на автомобильном транспорте оформление путевых листов обязательно (ч. 1, 2 ст. 1, п. 13 ст. 2, ч. 1, 2 ст. 6 Закона N 259-ФЗ).

Таким образом, организация должна оформлять путевой лист директору, если он управляет личным или служебным автомобилем в служебных целях и перевозит на нем грузы и (или) других лиц, кроме себя (например, своих работников, третьих лиц).

В том случае, если директор организации управляет личным или служебным автомобилем в служебных целях, но едет один, путевой лист можно не оформлять, но путевой лист нужен чтобы подтвердить расходы на ГСМ (п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ, Письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@).

По вопросу наказания и штрафов предусмотренных при отсутствии путевого листа есть разъяснения на Официальном сайте Ространснадзора»: «за управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе путевого листа, применяется п. 2 ст. 12.3 КоАП РФ, за нарушение которой предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа в размере пятисот рублей».

В связи с отсутствием подтверждающих документов налогоплательщик не может учесть расходы в периоде их возникновения (Подборка судебных решений за 2021 год: Статья 252 «Расходы. Группировка расходов» главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ (АО «Центр экономических экспертиз «Налоги и финансовое право») {КонсультантПлюс}).

Подборка:

  1. ст. 252, «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 20.04.2021) {КонсультантПлюс}
  2. ст. 313, «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 20.04.2021) {КонсультантПлюс}
  3. ст. 6, Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ (ред. от 24.02.2021) «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» {КонсультантПлюс}
  4. ст. 12.3, «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 30.04.2021, с изм. от 17.05.2021) {КонсультантПлюс}
  5. ст. 12.31.1, «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 30.04.2021, с изм. от 17.05.2021) {КонсультантПлюс}
  6. Приказ Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» {КонсультантПлюс}
  7. Вопрос: Нужно ли оформлять путевой лист директору? (Консультация эксперта, 2021) {КонсультантПлюс}
  8. Вопрос: О порядке документального подтверждения расходов на приобретение топлива в целях исчисления налога на прибыль. (Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354) {КонсультантПлюс}
  9. Вопрос: О документальном подтверждении расходов на приобретение ГСМ в целях налога на прибыль. (Письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@) {КонсультантПлюс}
  10. Вопрос: Какие наказания и штрафы предусмотрены при отсутствии путевого листа либо отсутствии в нем отметок врача и механика при перевозке грузов индивидуальным предпринимателем? («Официальный сайт Ространснадзора», 2018) {КонсультантПлюс}
  11. Подборка судебных решений за 2021 год: Статья 252 «Расходы. Группировка расходов» главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ (АО «Центр экономических экспертиз «Налоги и финансовое право») {КонсультантПлюс}