Вопрос: Сотруднику выдали деньги в подотчет наличными. Он положил эти деньги на свою личную карту и рассчитался за товар. Принес в бухгалтерию кассовый и терминальный чек, чтобы отчитаться. Правомерны ли действия подотчетного лица — выдали наличными, он рассчитался по карте? Кроме того отсутствует товарный чек. Можем только по кассовому чеку принять расходы на затраты ?

Краткий ответ: Указание N 3210-У, а также иные нормативные акты, регулирующие денежное обращение, не содержит запрета на расчеты подотчетным лицом за приобретаемые товары (работы, услуги) собственной банковской картой. В случае если работник выполнит требование п. 6.3 Указания  N 3210-У  и представит в установленные сроки авансовый отчет со всеми подтверждающими документами, нарушения порядка ведения кассовых операций не будет.

Организация вправе учесть расходы, подтвержденные авансовым отчетом работника и чеком ККТ, оформленным на подотчетное лицо. Однако следует учитывать иную позицию по данному вопросу у налоговых органов и понимать, что правомерность признания расходов только на основании кассового чека может потребовать своей защиты в налоговом споре, в том числе в судебном порядке.

Обоснование:

Порядок осуществления кассовых операций регулируется Указанием  Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 05.10.2020) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» {КонсультантПлюс}.

В соответствии с  п. 6 Указания  N 3210-У для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

При этом подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Указание N 3210-У, а также иные нормативные акты, регулирующие денежное обращение, не содержит запрета на расчеты подотчетным лицом за приобретаемые товары (работы, услуги) собственной банковской картой. В случае если работник выполнит требование п. 6.3 Указания  N 3210-У  и представит в установленные сроки авансовый отчет со всеми подтверждающими документами, нарушения порядка ведения кассовых операций не будет.

Таким образом, если подотчетное лицо оплатило расходы своей банковской картой, то принять к учету авансовый отчет можно. Для этого к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату. Такими документами могут быть, например:

— чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);

-документ, полученный при расчетах в отдаленных или труднодоступных местностях;

-слип (квитанция электронного терминала) (Письма Минфина России от 24.03.2021 N 03-03-07/21069, от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65253, от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877);

— выписка с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы принимаются к учету, если они одновременно отвечают трем критериям:

— обоснованны, экономически оправданы;

— произведены для деятельности, направленной на получение дохода;

— подтверждаются первичными учетными документами.

Расходы о кассовому чеку принять можно  если в кассовом чеке указано наименование товара. На основании такого чека товарно-материальные ценности (ТМЦ) можно принять к бухгалтерскому учету.

Если названия ценностей в чеке нет, то такой чек подтверждает только их оплату, но не приобретение. В этом случае авансовый отчет можно утвердить и принять к бухгалтерскому учету при наличии других первичных документов, подтверждающих поступление ТМЦ.

В налоговом учете для подтверждения затрат на приобретение ТМЦ также потребуется первичный документ, свидетельствующий об их приобретении (Письма Минфина России от 05.03.2021 N 03-03-07/15819, от 22.01.2020 N 03-03-06/1/3300).

Однако, если в кассовом чеке есть дополнительные реквизиты, которые позволяют идентифицировать ТМЦ, он может быть подтверждающим документом (Письмо Минфина России от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344).

Дополнительно при принятии решения по данному вопросу рекомендуем изучить  материалы,  представленные в Тематический выпуск: Учетная политика предприятия для целей бухгалтерского учета на 2020 год (под ред. А.В. Брызгалина) («Налоги и финансовое право», 2020, N 2) {КонсультантПлюс})

Подборка:        

  1. ст. 252, «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 02.07.2021) {КонсультантПлюс}
  2. Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 05.10.2020) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» {КонсультантПлюс}
  3. ст. 1.1, Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 23.11.2020) «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» {КонсультантПлюс}
  4. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» {КонсультантПлюс}
  5. Вопрос: О документальном подтверждении расходов при расчетах с использованием банковской карты в целях налога на прибыль. (Письмо Минфина России от 24.03.2021 N 03-03-07/21069) {КонсультантПлюс}
  6. Вопрос: О подтверждении расходов в целях налога на прибыль кассовым чеком. (Письмо Минфина России от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344) {КонсультантПлюс}
  7. Вопрос: О подтверждении в целях налога на прибыль расходов по авансовому отчету, в том числе кассовым чеком. (Письмо Минфина России от 22.01.2020 N 03-03-06/1/3300) {КонсультантПлюс}
  8. Вопрос: О реквизите кассового чека «QR-код» для документального подтверждения расходов по авансовому отчету в целях налога на прибыль. (Письмо Минфина России от 05.03.2021 N 03-03-07/15819) {КонсультантПлюс}
  9. Готовое решение: Порядок заполнения и представления авансового отчета (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}
  10. Готовое решение: В каком порядке бухгалтеру принять авансовый отчет у работника (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}
  11. Вопрос: Работник организации на основании оформленного соответствующим образом заявления получил наличные денежные средства под отчет. Однако, рассчитываясь за товарно-материальные ценности, он предъявлял для оплаты личную банковскую карту. Является ли это нарушением порядка ведения кассовых операций? (Консультация эксперта, 2013) {КонсультантПлюс}
  12. Вопрос: Можно ли учесть в целях налога на прибыль расходы, подтвержденные авансовым отчетом работника и чеком ККТ, оформленным на подотчетное лицо? (Консультация эксперта, 2019) {КонсультантПлюс}
  13. Тематический выпуск: Учетная политика предприятия для целей бухгалтерского учета на 2020 год (под ред. А.В. Брызгалина) («Налоги и финансовое право», 2020, N 2) {КонсультантПлюс}